Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt?
Die Nebenkostenabrechnung zu spät zuzustellen, kann für Vermieter teuer werden. Denn: Verpassen Vermieter die gesetzliche Abrechnungsfrist, verlieren sie unter Umständen ihren Anspruch auf Nachzahlung. Stattdessen müssen sie eventuell zu viel gezahlte Beträge zurückerstatten. Umso wichtiger ist es, Fristen, Urteile und Ausnahmen genau zu kennen.
Welche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung?
Vermieter müssen die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Das bedeutet: Für das Jahr 2024 muss die Abrechnung spätestens bis zum 31. Dezember 2025 beim Mieter eingehen. Wird diese Frist nicht eingehalten, darf keine Nachzahlung mehr verlangt werden – selbst wenn ein Defizit vorliegt. Der Mieter hat jedoch weiterhin Anspruch auf die Abrechnung und ggf. ein Guthaben.
Welche Folgen hat eine verspätete Nebenkostenabrechnung?
Kommt die Nebenkostenabrechnung zu spät, drohen Vermietern finanzielle Einbußen. Denn Nachforderungen sind nach Fristablauf grundsätzlich ausgeschlossen – außer, es liegt kein eigenes Verschulden vor. Zudem besteht weiterhin die Pflicht zur Abrechnung. Ein Guthaben muss in jedem Fall ausgezahlt werden. Wichtig: Die Verantwortung für die fristgerechte Erstellung liegt beim Vermieter – auch dann, wenn Dienstleister oder die Hausverwaltung beteiligt sind.
Wer trägt die Verantwortung für eine verspätete Abrechnung?
Grundsätzlich trägt der Vermieter die volle Verantwortung. Werden Abrechnungen verspätet erstellt, muss er nachweisen, dass er die Verzögerung nicht verschuldet hat. Verspätete Lieferungen von Abrechnungsdaten (z. B. Heizkostenabrechnung, Grundsteuerbescheide) können unter Umständen als Entschuldigung gelten. Dennoch muss der Vermieter aktiv auf die Datenbeschaffung hinwirken. Sobald alle Informationen vorliegen, ist die Abrechnung unverzüglich nachzuholen – idealerweise innerhalb von drei Monaten.
Sonderfall: Hausverwaltung liefert Abrechnung zu spät
Erstellt eine WEG-Verwaltung die Abrechnung zu spät, bleibt der Vermieter trotzdem verpflichtet, gegenüber seinem Mieter fristgerecht abzurechnen. Selbst wenn im Mietvertrag steht, dass erst nach der WEG-Abrechnung abgerechnet wird, ändert das nichts an der gesetzlichen Jahresfrist. Der BGH hat dies im Urteil vom 25.01.2017 (VIII ZR 249/15) bestätigt. Ausnahme: Die verspätete Abrechnung wurde durch nicht vom Vermieter zu vertretende Gründe verursacht – zum Beispiel bei einem unkooperativen oder entlassenen Verwalter.
Welche Urteile sind wichtig?
In mehreren Grundsatzurteilen hat der Bundesgerichtshof (BGH) klargestellt:
- BGH, VIII ZR 249/15: Der Vermieter muss auch dann rechtzeitig abrechnen, wenn die WEG-Abrechnung noch nicht vorliegt.
- BGH, VIII ZR 220/05: Liegt ein entschuldbarer Verzögerungsgrund vor, kann ausnahmsweise auch später abgerechnet werden – jedoch muss dies belegt und die Abrechnung zügig nachgeholt werden.
- BGH, VIII ZR 261/06: Für die verspätete Abrechnung haftet der Vermieter auch dann, wenn der Dienstleister (z. B. Hausverwaltung) verzögert liefert.
Welche Ausnahmen gelten?
Nur in engen Ausnahmefällen dürfen Vermieter verspätet abrechnen und Nachforderungen stellen. Voraussetzung ist, dass sie die Verzögerung nicht selbst zu vertreten haben. Dazu zählen:
- Nicht fristgerecht zugestellte Bescheide der Kommune
- Unverschuldete Verwalterwechsel mit fehlender Übergabe der Unterlagen
- Technische Fehler bei Ablesediensten, die sich nicht rechtzeitig beheben lassen
Wichtig ist in jedem Fall, dass die Abrechnung unverzüglich nach Wegfall des Hindernisses erfolgt. Ansonsten verfällt der Anspruch.
Fazit: Nebenkostenabrechnung zu spät – das sollten Vermieter wissen
Kommt die Nebenkostenabrechnung zu spät, kann das erhebliche finanzielle Folgen haben. Nachforderungen sind in der Regel ausgeschlossen. Vermieter sollten daher alle Fristen genau kennen, ihre Unterlagen frühzeitig zusammenstellen und sich bei Problemen umgehend kümmern. Gerade bei vermieteten Eigentumswohnungen in der WEG ist es sinnvoll, mit einer professionellen Hausverwaltung zusammenzuarbeiten. Sie kennt die Fristen, erstellt rechtssichere Abrechnungen und schützt Sie zuverlässig vor Versäumnissen.
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