Datenschutz in der Hausverwaltung – Definition und rechtliche Grundlagen

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt seit 2018 in der gesamten EU und stellt klare Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten – auch für Hausverwaltungen. Diese arbeiten mit sensiblen Informationen von Eigentümern, Mietern und Dienstleistern und müssen entsprechende Schutzmaßnahmen einhalten.

Zu den Grundprinzipien der DSGVO zählen Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit. Die Verarbeitung ist nur dann zulässig, wenn sie auf einer gesetzlichen Grundlage, einer Einwilligung oder einem berechtigten Interesse beruht. Besonders relevant für Hausverwaltungen sind die Artikel 6, 13 und 30 DSGVO. Ab einer Größe von 20 Mitarbeitenden ist zudem ein Datenschutzbeauftragter gesetzlich vorgeschrieben.

Zusätzlich zur DSGVO sind nationale Regelungen wie das Bundesmeldegesetz (§ 19 BMG) und das Wohnungseigentumsgesetz (§ 27 WEG) zu beachten. Diese betreffen unter anderem die Weitergabe von Mieterinformationen an Behörden oder die Einsichtnahme in Eigentümerunterlagen innerhalb der WEG.

Welche Daten verarbeitet die Hausverwaltung?

Hausverwaltungen verarbeiten vielfältige Daten: von Namen und Adressen über Mietverträge bis hin zu Abrechnungs- und Kontoinformationen. Auch Verbrauchsdaten und Angaben zu Reparaturen werden regelmäßig erfasst. Dabei dürfen sensible Informationen wie Gesundheitsdaten oder politische Überzeugungen nur in Ausnahmefällen verarbeitet werden – etwa bei baulichen Maßnahmen zur Barrierefreiheit, und auch nur mit Einwilligung der Betroffenen.

Die Weitergabe von Daten an Dritte – etwa an Handwerker – ist nur bei berechtigtem Interesse, vertraglicher Grundlage oder Einwilligung erlaubt. Dabei gilt stets der Grundsatz der Datenminimierung: Es dürfen nur diejenigen Informationen weitergegeben werden, die zwingend erforderlich sind.

Um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, müssen Hausverwaltungen technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen: etwa durch verschlüsselte IT-Systeme, Zugriffsbeschränkungen, Mitarbeiterschulungen sowie transparente Kommunikation mit Eigentümern und Mietern. Moderne Verwaltungssoftware mit DSGVO-konformen Funktionen ist dabei ein unverzichtbares Werkzeug.

Was tun bei Datenschutzverstoß?

Wird ein Datenschutzverstoß durch die Hausverwaltung vermutet oder festgestellt, haben Betroffene verschiedene Handlungsoptionen:

Sie können Auskunft über die gespeicherten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO), eine Beschwerde bei der Hausverwaltung einreichen oder sich direkt an die zuständige Datenschutzbehörde wenden. In schwerwiegenden Fällen besteht die Möglichkeit, rechtlich gegen die Hausverwaltung vorzugehen und Schadensersatz zu fordern.

Verwalter müssen bei Verstößen mit empfindlichen Konsequenzen rechnen – von Bußgeldern bis zu Imageschäden. Um Risiken zu vermeiden, sind ein internes Datenschutzmanagement, regelmäßige Prozesskontrollen und Mitarbeiterschulungen essenziell. Auch die Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten ist verpflichtend und dient der Transparenz.

Datenschutz in der Eigentümergemeinschaft (WEG)

In der WEG werden viele personenbezogene Daten verarbeitet – insbesondere von Eigentümern und Mietern. Die Eigentümerliste enthält Namen und Adressen, weitere Kontaktdaten dürfen nur mit Einwilligung gespeichert werden. Auch Wirtschaftspläne, Abrechnungen und Protokolle enthalten sensible Informationen und müssen vertraulich behandelt werden.

Die Einsicht in bestimmte Unterlagen ist rechtlich zulässig, etwa zur Kontrolle der Abrechnungen oder zur Wahrnehmung von Mitbestimmungsrechten. Dennoch gilt: Je sensibler die Daten, desto höher die Anforderungen an deren Schutz. Der Zugang sollte idealerweise über ein sicheres Online-Portal oder im Büro der Verwaltung erfolgen.

Bei Mieterdaten ist besondere Sorgfalt geboten. Diese werden im Rahmen der Verwaltung (z. B. für Betriebskostenabrechnungen) auf Grundlage des Mietvertrags verarbeitet. Auch hier gilt: Die Weitergabe an Dritte ist nur bei Einwilligung oder rechtlicher Notwendigkeit erlaubt. Zudem haben Mieter das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten – die Verwaltung muss diesen Anfragen binnen eines Monats nachkommen.

Fazit

Datenschutz ist in der Hausverwaltung mehr als ein rechtliches Muss – er ist Ausdruck von Professionalität und Vertrauen. Eigentümer und Mieter erwarten zu Recht, dass ihre Daten geschützt werden. Wer dies missachtet, riskiert nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern auch das Vertrauen seiner Kunden.

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