1. Gibt es eine gesetzliche Pflicht zur Protokollführung?
Ja. Laut § 24 Abs. 6 WEG muss über alle Beschlüsse, die in einer Eigentümerversammlung gefasst wurden, ein Protokoll erstellt werden – im Gesetz auch „Niederschrift“ genannt. Wer dieses Protokoll verfasst, ist gesetzlich nicht festgelegt. In der Praxis übernimmt diese Aufgabe meist der Verwalter, alternativ auch der Verwaltungsbeirat oder ein gewählter Protokollführer aus dem Kreis der Eigentümer.
2. Wie verbindlich ist das Protokoll vor Gericht?
Das Protokoll hat einen gewissen Beweiswert, ist aber kein gerichtsfester Beleg dafür, dass alles exakt so stattgefunden hat. Vor Gericht gilt es als sogenannte Privaturkunde (§ 416 ZPO). Das bedeutet: Es beweist, dass die unterzeichnenden Personen den Inhalt so bestätigt haben – aber nicht, dass alle Abläufe oder Abstimmungen exakt so passiert sind. Dennoch orientieren sich Gerichte in der Regel an dem, was im Protokoll dokumentiert wurde, sofern keine gegenteiligen Beweise vorliegen.
3. Welche Fristen gelten für die Protokollierung?
Die WEG-Reform 2020 hat eine neue Vorgabe eingeführt: Das Protokoll muss „unverzüglich“ erstellt werden. Das bedeutet: ohne schuldhaftes Zögern. Auch wenn keine exakte Tageszahl genannt wird, gilt eine Woche nach der Eigentümerversammlung als angemessener Zeitraum. Hintergrund ist die Nähe zur Frist für Anfechtungsklagen – denn ohne rechtzeitiges Protokoll können Eigentümer ihre Rechte kaum wahren.
4. Welche Form muss das Protokoll haben?
Die Niederschrift muss schriftlich verfasst sein – ein mündliches oder nur diktiertes Protokoll reicht nicht aus. Zwar muss das Dokument nicht während der Versammlung fertiggestellt werden, aber es darf auch nicht nur als Audioaufnahme oder Notizzettel vorliegen. Der Inhalt muss schriftlich festgehalten und später unterschrieben werden. Die Protokollierung muss nachvollziehbar und klar formuliert sein – insbesondere bei wichtigen Entscheidungen wie der Wahl eines neuen Verwalters.
5. Was muss inhaltlich im Protokoll stehen?
Das Gesetz macht keine genauen inhaltlichen Vorgaben. In der Praxis reicht häufig ein sogenanntes Beschlussprotokoll. Darin werden Ort und Datum der Versammlung, die Tagesordnungspunkte sowie die gefassten oder abgelehnten Beschlüsse dokumentiert – inklusive Abstimmungsergebnis. Ein vollständiges Ablaufprotokoll, das alle Redebeiträge wiedergibt, ist nicht erforderlich und erhöht nur das Risiko für Fehler oder Interpretationen. Wichtig ist, dass die Beschlüsse rechtssicher nachvollzogen werden können.
6. Wer muss das Protokoll unterschreiben?
Mindestens zwei Personen sind erforderlich: der Versammlungsleiter (meist der Verwalter) sowie ein weiterer Wohnungseigentümer. Gibt es einen Verwaltungsbeirat, muss zusätzlich der Beiratsvorsitzende oder dessen Vertreter unterschreiben. Wichtig: Nur Personen, die bei der Versammlung anwesend waren, dürfen unterschreiben. War ausschließlich der Verwalter vor Ort, reicht ausnahmsweise dessen alleinige Unterschrift.
7. Wie wird das Protokoll an die Eigentümer versendet?
Ein Versand des Protokolls erfolgt nur dann verpflichtend, wenn dies in der Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung oder durch Beschluss geregelt wurde. Ansonsten besteht für Eigentümer ein Einsichtsrecht, ähnlich wie bei der Beschlusssammlung (§ 24 Abs. 7 WEG). In der Praxis versenden viele Hausverwaltungen das Protokoll trotzdem freiwillig – bei homewise selbstverständlich digital und für alle Eigentümer jederzeit abrufbar.
8. Was passiert bei Fehlern im Protokoll?
Fehler im Protokoll führen nicht automatisch zur Ungültigkeit von Beschlüssen. Fehlt jedoch eine erforderliche Unterschrift und ist diese laut Gemeinschaftsordnung eine Wirksamkeitsvoraussetzung, kann ein Beschluss anfechtbar sein. Auch ein nicht versendetes Protokoll kann unter Umständen die Rechtskraft von Entscheidungen beeinflussen. In vielen Fällen mindert ein Fehler jedoch nur den Beweiswert – nicht aber die Wirksamkeit des Beschlusses.
9. Wie homewise Eigentümer unterstützt
homewise sorgt dafür, dass Protokolle der Eigentümerversammlungen professionell, fristgerecht und rechtssicher erstellt und digital bereitgestellt werden. Eigentümer profitieren von:
- einer rechtlich korrekten Protokollführung
- automatisierter digitaler Bereitstellung nach der Versammlung
- transparenter Nachverfolgung aller Beschlüsse
- revisionssicherer Dokumentation in der Eigentümerplattform
Mit homewise haben Eigentümer jederzeit Zugang zu allen Protokollen und Beschlussdokumenten – übersichtlich, nachvollziehbar und sicher archiviert.
Fazit: Klare Regeln für mehr Rechtssicherheit in der WEG
Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist mehr als nur ein Erinnerungsstück – es ist ein rechtlich relevantes Dokument. Fristen, Form, Unterschriften und Versand müssen korrekt eingehalten werden, um Konflikte zu vermeiden. homewise stellt sicher, dass Eigentümer rechtssicher und transparent informiert sind.
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